Správní systém pro TEI P5 záznamy pro a IDH

Analýza možností automatické registrace exemplářů v systému IdH na základě informací ve validních TEI P5 záznamech spravovaných v SSTP5

Souběžně s vývojem systému proběhla analýza možností automatické registrace exemplářů do systému IdH na základě informací ve validních TEI P5 záznamech i záznamech plných textů spravovaných v SSTP5.

Předpokladem pro analýzu bylo, že do správního systému SSTP5 budou:

• vkládány popisné exemplářové záznamy a záznamy plných textů ve formátu TEI P5 (Oba typy záznamů bude možné vložit jen v případě, že budou validní dle nejširšího TEI P5 schématu (TEI ALL XSD).)
• přijímány pouze takové záznamy, které obsahují základní identifikační údaje umožňující registraci exempláře v systému IdH.

Obecným cílem registrace exemplářů dokumentů do systému IdH je jednoznačná identifikace exempláře a následně i jeho digitálních kopií, ať už na základě jejich popisných záznamů nebo na základě údajů o korelovaných exemplářích ze záznamů plných textů. Tato identifikace umožňuje propojení všech informací o existenci exempláře, jeho historii, jeho aktuálním umístění i o jeho zveřejněných digitálních kopiích do funkčního celku.

Systém IdH pracuje na principu 4D identifikace exempláře tj. identifikuje exemplář podle jeho fyzického umístění platného v určitém čase.

Součástí systému IdH je samostatná databáze míst uložení. Při registraci exempláře je tedy ověřováno, zda lokační údaje exempláře odpovídají již existujícímu místu uložení v systému IdH. Pokud v systému místo uložení exempláře ještě není zapsáno, je třeba nejprve nové místo vytvořit nebo případně doplnit variantní údaje k již existujícímu místu. Teprve poté je možné exemplář v rámci daného místa zaregistrovat. Registrace nového místa uložení probíhá na základě hlavoruční práce správce databáze.

Pro 4D identifikaci v systému IdH jsou zapotřebí informace o tom, kde je daný exemplář uložen (místo uložení, instituce, repozitář a signatura či jiný jednoznačný identifikátor v daném repozitáři), a zároveň informace o čase, v němž jsou tyto informace platné (minimálně počáteční časový údaj platnosti informací). Podrobnější popis principů identifikace exemplářů v systému IdH je k dispozici na https://www.manuscriptorium.com/cs/vav2016#vav2016-1.

V TEI záznamech vstupujících do správního systému SSTP5 jsou k dispozici pouze informace identifikující lokaci exempláře (místo uložení, instituce, repozitář, signatura). Neobsahují čas platnosti lokačních údajů, který je nutný k registraci v systému IdH, a tudíž není možné registrovat exempláře do IdH automaticky, pouze na základě údajů ze vstupních záznamů. To se týká obou typů vstupních záznamů, popisných i plnotextových. Správní systém SSTP5 umožňuje už nyní při vkládání záznamů doplnit rozsah časové platnosti, a to jak při importu jednotlivých TEI záznamů, tak při hromadných importech. Časový údaj je ale zapisován do importních formulářů ručně a je uložen jako součást informací ve správním záznamu.

Informace potřebné pro registraci exempláře do systému IdH jsou k dispozici až u správních záznamů uložených v SSTP5. Registrace tedy není možná pouze na základě samotných TEI P5 záznamů, protože jí předchází ruční doplnění časových údajů a samozřejmě ověření existence místa uložení exempláře v IdH. Z toho vyplývá, že i registrace exemplářů do IdH budou muset probíhat vědomě a ručně. Po úspěšném získání identifikátoru ze systému IdH proběhne obohacení správního záznamu v systému SSTP5 o toto ID, které bude následně využíváno např. při disseminaci obsahu SSTP5 směrem k dalším systémům (např. pomocí OAI-PMH rozhraní).